Wat moet u als werkgever weten over de bewaarplicht van een personeelsdossier?

Wat moet u als werkgever weten over de bewaarplicht van een personeelsdossier?

05-07-2021

Het opbouwen van een personeelsdossier is cruciaal. Het dossier is immers een verzameling van afspraken die u met uw werknemer heeft. In geval van conflict kan hiernaar teruggegrepen worden. Maar wat is de bewaartermijn? En wat behoort tot de inhoud van een personeelsdossier?

 

Personeelsdossier inhoud

Een personeelsdossier heeft een bewaarplicht. Dit houdt in dat een werkgever wettelijk verplicht is om sommige gegevens uit dit dossier een bepaalde tijd te bewaren. Hoe lang dit nodig is, verschilt per document. Sowieso bent u als werkgever juridisch verplicht om een actueel personeelsdossier bij te houden voor al uw werknemers. Maar wat moet er precies in dit dossier worden opgenomen?

Onderdelen die vallen onder de verplichte inhoud zijn de persoonlijke gegevens van de werknemer, contracten, de arbeidsovereenkomst, de arbeidsvoorwaarden en het functioneren en de ontwikkeling van de werknemer. Onder dit laatste vallen functionerings- en beoordelingsgesprekken. Wilt u deze gebruiken in geval van een conflict, zorg er dan voor dat er gespreksverslagen van elk gesprek (minstens één keer per jaar) in het dossier worden opgenomen. Met een compleet personeelsdossier staat u als werkgever sterker als u in de problemen komt met een werknemer.

 

 Tips over bewaartermijn personeelsdossier

Voor werknemers die in dienst zijn geweest bij u, geldt per document een wettelijke bewaartermijn. We geven u tips over deze termijn:

  • Gegevens voor de Belastingdienst moeten 7 jaar worden bewaard;
  • Loonbelastingverklaringen, werk- en reisvergunningen en een kopie van het identiteitsbewijs moeten 5 jaar worden bewaard;
  • De arbeidsovereenkomst, correspondentie en gespreksverslagen moeten 2 jaar worden bewaard;
  • Valt een document hier niet onder? Dan dient dit vernietigd te worden zodra u dit niet meer nodig heeft.

 

Ondersteuning bij personeelsdossiers

Hulp nodig met het opbouwen van personeelsdossier? Dan staat Gesprek met personeel graag voor u klaar. We kunnen u alles vertellen over de inhoud van het dossier en over alle bewaartermijnen. Onze gespecialiseerde medewerkers hebben veel ervaring met arbeidsrecht en het opstellen van officiële documenten. Ook helpen we u met bemiddelen tijdens een functioneringsgesprek. Neem gerust contact met ons op bij vragen of als u graag onze hulp inschakelt.