Functioneringsgesprekken voeren tijdens de coronacrisis, hoe doet u dat?

Functioneringsgesprekken voeren tijdens de coronacrisis, hoe doet u dat?

28-07-2020

De coronacrisis heeft tot grote veranderingen geleid in het bedrijfsleven. Werknemers werken noodgedwongen vanuit huis waardoor bedrijfsprocessen moeten worden aangepast. Daartoe behoren ook de functioneringsgesprekken. Hoe richt u, als werkgever, de functioneringsgesprekken in? Kiest u ervoor om de werknemers, met de nodige maatregelen, uit te nodigen op kantoor of maakt u toch gebruik van digitale communicatiemiddelen om het gesprek doorgang te laten vinden?


Wij, van Gesprek met personeel, staan u graag bij in deze uitdagende tijden. Vandaar dat wij enkele aandachtspunten voor u hebben samengevat in deze blog. Bent u op zoek naar ondersteuning op maat? Ook dit faciliteren wij graag voor u.  
 

Functioneringsgesprek op afstand

Videobellen is bij uitstek de beste oplossing wanneer u het functioneringsgesprek op afstand moet voeren. In tegenstelling tot een normaal telefoongesprek, kunt u bij video ook de emoties van de werknemer waarnemen. Wij, van Gesprek met personeel, raden u daarom dit communicatiemiddel aan.  
 

Het voeren van een functioneringsgesprek via video behoeft weinig aanpassingen of papierwerk. Als werkgever mag je namelijk zelf bepalen hoe het functioneringsgesprek word gevoerd, tenzij anders staat vermeld in de CAO, medewerkershandboek of arbeidsovereenkomst. Controleer dit daarom wel even uitvoerig.
 

Ter voorbereiding moet u een systeem voor de videocall uitkiezen. Wellicht hebben jullie als bedrijf al een voorkeur. Voorbeelden van goed werkende systemen zijn: Skype, Microsoft Teams, Google Meet of Zoom. Faciliteer daarnaast in een goed werkende en beveiligde internetverbinding, apparatuur en een rustige werkplek op beide locaties.  U wilt natuurlijk niet gestoord worden tijdens het gesprek door mensen die binnenwandelen, slechte internetverbinding of apparatuur wat niet werkt.
 

Functioneringsgesprek voorbereiden

Of u nu kiest voor een online gesprek of een gesprek op kantoor, een goede voorbereiding blijft essentieel. Doet u dit niet, dan zal het gesprek niet het gewenste resultaat opleveren. Licht de werknemer op tijd in en betrek hem of haar actief bij de voorbereiding. Ga vervolgens als volgt te werk:
 

  • Vraag de werknemer ruim van te voren welke gespreksonderwerpen hij/zij aan wil dragen. Communiceer uiterlijk een week voor aanvang van het gesprek de gespreksonderwerpen van beide partijen.
  • Maak uzelf bekend met het functioneren van de werknemer. Verzamel zo veel mogelijk informatie uit eerdere gespreksverslagen, het personeelsdossier, ervaringen van betrokkenen en e-mailcorrespondentie.
  • Bepaal wat u met dit functioneringsgesprek wilt bereiken. Kijk hierbij ook naar de doelen die gesteld zijn tijdens het vorige gesprek en hoe de werknemer sinds het vorige gesprek heeft gefunctioneerd. Zijn er complimenten of verbeterpunten die u kunt benoemen?
  • Als u bovenstaande in kaart heeft gebracht, kunt u doelstellingen bepalen voor de komende periode. Zo bereid u uw eigen lijst met gespreksonderwerpen voor.
  • Zet alvast het formulier functioneringsgesprek klaar om alle gesprekspunten te noteren en de uitkomst vast te leggen.
     

Hoe voert u het functioneringsgesprek?

Juist in deze tijden van veranderingen is het belangrijk om een uitgebreid functioneringsgesprek te voeren met uw werknemer. Grijp deze kans aan om te vragen hoe het hem/haar vergaat in deze moeilijke tijden. Wellicht kunt u nog iets betekenen of de situatie voor uw werknemer verbeteren. Vindt het gesprek online plaats? Ga na of je werknemer zich prettig voelt en stel waar nodig hem/haar op gemak.  Vergeet ook niet om de werknemer complimenten te geven over het aanpassingsvermogen. Zo kunt u met een positieve noot het functioneringsgesprek starten.

Ga vervolgens verder met de normale gang van zaken en zet het functioneringsgesprek voort. U kunt hierbij de volgende indeling aanhouden:  
 

  1. Inleiding
  2. Punten werknemer
  3. Punten werkgever
  4. Afspraken maken
     

Professionele ondersteuning bij functioneringsgesprekken

Ziet u er tegen het voeren van de functioneringsgesprekken op, vindt u het geven of ontvangen van negatieve feedback lastig of verwacht u een conflict met uw werknemer? In zo’n geval kunt u Gesprek met personeel inschakelen. Wij zorgen ervoor dat de gesprekken prettig verlopen, de gemoederen kalm blijven en dat de verslaglegging geregeld wordt voor het personeelsdossier.
 

Neem contact op