Verplichte inhoud personeelsdossiers

Een volledig personeelsdossier is belangrijker dan ooit, maar wat hoort er in een personeelsdossier? Op deze pagina zetten wij de verplichte inhoud van een personeelsdossier uiteen en leggen wij uit hoe u zelf het beste een personeelsdossier kunt opbouwen. Met behulp van een volledig personeelsdossier staat u sterker in het geval van conflict en voorkomt u boetes of naheffingen bij controles van de belastingdienst. Het personeelsdossier valt onder verschillende wetsartikelen, waardoor het opbouwen van een personeelsdossier een ingewikkelde opdracht kan lijken maar dat hoeft niet zo te zijn! Wij geven u de handvatten voor het opbouwen van een consistent en volledig personeelsdossier.
 

 

Wij zorgen dat u alle verplichte onderdelen in het personeelsdossier heeft.

 

 ONDERSTEUNING BIJ 

 PERSONEELSDOSSIERS? 


Gesprek Met Personeel zorgt voor professionele ondersteuning tijdens het gesprek. Wij ontzorgen u met de voorbereiding, planning, begeleiding en afronding van het gesprek. Bent u benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact op. 

 

NEEM DIRECT CONTACT OP

 

 

Personeelsdossier juridisch verplicht

Als werkgever heeft u een aantal wettelijke verplichtingen voor het personeelsdossier van uw werknemers. Ten eerste bent u verplicht de identiteit van uw werknemer gecontroleerd te hebben aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Daarnaast bent u verplicht getekende contracten omtrent de arbeid te allen tijde beschikbaar te hebben. Tenslotte verplicht de Wet Werk en Zekerheid u om functioneringsverslagen en verslagen over de ontwikkeling van uw werknemer ter beschikking te hebben wanneer u het dienstverband wil beëindigen. Deze verslagen kunnen bijvoorbeeld functioneringsgesprek verslagen en beoordelingsgesprek verslagen zijn.
 

De voordelen van een volledig personeelsdossier

Het hebben van een volledig personeelsdossier voor al uw werknemers in dienst is dus bij wet verplicht, maar is daarnaast ook nog eens heel erg handig:

  • Het is een logische bewaarplaats voor afspraken die gemaakt zijn tijdens beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken, die zowel u als uw werknemer dan nog een keer kunnen inzien;
  • Door de Wet Werk en Zekerheid is het erg belangrijk te allen tijden een volledig personeelsdossier op orde te hebben om het disfunctioneren van een werknemer aan te tonen;
  • Bij conflict met een van uw medewerkers kunt u terugblikken op documenten uit het personeelsdossier en zo uitsluitsel bieden.

Hoe lang u deze documenten moet bewaren na beëindiging van het dienstverband verschilt per type document.
 

Opbouw van het personeelsdossier

De mogelijke inhoud van een personeelsdossier verschilt per bedrijf en werknemer, maar er zijn een aantal onderdelen die in ieder geval in het personeelsdossier opgenomen moeten zijn. Dus, wat moet er in een personeelsdossier? Er zijn een aantal verplichte documenten die een personeelsdossier in ieder geval bevat. Hierbij een checklist voor het personeelsdossier:

  • Persoonlijke gegevens van de werknemer;
  • Contracten, de arbeidsovereenkomst en de arbeidsvoorwaarden;
  • Het functioneren en de ontwikkeling van uw werknemer, dit kunt u het beste doen aan de hand van functioneringsgesprek verslagen en beoordelingsgesprek verslagen;
  • De mate van ziekteverzuim van uw werknemer;
  • Overige zaken die betrekking heb op de beoordeling van werkzaamheden of op de werkzaamheden zelf, zoals correspondentie met de werknemer.

De verplichte en toegestane inhoud van een personeelsdossier is ook afhankelijk van het soort bedrijf waarbij de werknemer staat ingeschreven. Bepaalde onderwerpen zullen immers relevant zijn voor sommige bedrijven, maar niet voor anderen.
 

Functioneringsgesprek verslagen en beoordelingsgesprek verslagen

Om het functioneren en de ontwikkeling van uw werknemers stelselmatig bij te houden raden wij u aan in ieder geval een keer per jaar met uw werknemer om de tafel te zitten. In sommige cao’s is het voeren van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken zelfs opgenomen, dan zijn u en uw werknemers dus verplicht functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken te voeren. Het voeren van deze gesprekken is een goede manier voor u en uw werknemers om aan te kaarten wat er goed en minder goed gaat binnen het bedrijf. Maak van deze gesprekken dan duidelijke verslagen, laat deze ondertekenen door uw werknemer en bewaar deze dan in het personeelsdossier. Op deze manier kunt u terugkijken op eerdere afspraken en kunt u zien of er verbetering in het functioneren van uw werknemer is. Daarnaast is het ook mogelijk om disfunctioneren van uw werknemer aan te tonen.
 

Heeft u hulp nodig met het opbouwen van volledige personeelsdossiers?

Wilt u graag op een consistente manier een personeelsdossier opbouwen of heeft u hulp nodig bij het opstellen van de verplichte inhoud van het personeelsdossier? Gesprek met personeel kan uitkomst bieden! Wij hebben veel ervaring met het arbeidsrecht, het mediëren tussen werkgever en werknemer en het opstellen van officiële documenten. Gesprek met personeel kunt u dus op verschillende manieren helpen om het functioneren van uw medewerkers en uw bedrijf te bevorderen en conflict te voorkomen. Wilt u meer weten over de verplichte inhoud van het personeelsdossier of over hoe wij u kunnen bijstaan? Neem dan gerust contact met ons op, wij helpen u graag verder!

NEEM DIRECT CONTACT OP