Verplichte inhoud personeelsdossiers
Een volledig personeelsdossier is belangrijker dan ooit, maar wat hoort er allemaal in? Hieronder zetten wij de verplichte inhoud uiteen en leggen we uit hoe u zelf het beste een personeelsdossier kunt opbouwen. Het personeelsdossier valt onder verschillende wetsartikelen. U bent als werkgever juridisch verplicht een actueel personeelsdossier bij te houden voor al uw werknemers. Door het dossier secuur aan te vullen staat u bovendien juridisch sterker, in geval zich er een conflict voordoet. Ook voorkomt u zo boetes en naheffingen bij controles van de Belastingdienst.
Het opbouwen van een personeelsdossier kan een ingewikkelde opdracht lijken, maar dat hoeft niet zo te zijn. Wij geven u de handvatten voor het opbouwen van een consistent en volledig personeelsdossier. Hoe lang u deze documenten moet bewaren na beëindiging van het dienstverband verschilt per type document.
ONDERSTEUNING BIJ
PERSONEELSDOSSIERS?
Gesprek met personeel verzorgt professionele ondersteuning tijdens het personeelsgesprek. Wij ontzorgen leidinggevenden met de voorbereiding, planning, begeleiding bij het gesprek zelf en de afronding. Bent u benieuwd naar de mogelijkheden? Vraag naar onze diensten.
De voordelen van een personeelsdossier
- Het personeelsdossier is een logische bewaarplaats voor afspraken die u met uw werknemer vastlegt
- In geval van conflict kunt u deze afspraken opnieuw inzien en uitsluitsel bieden over de te nemen stappen, door de werkgever dan wel de werknemer
- U heeft tastbaar bewijs in geval van disfunctioneren van uw werknemer
Uw juridische verplichtingen
- U bent verplicht de identiteit van uw werknemer gecontroleerd te hebben aan de hand van een geldig identiteitsbewijs
- U bent verplicht getekende contracten omtrent de arbeid te allen tijde beschikbaar te hebben
- De Wwz verplicht u om verslagen ter beschikking te hebben met betrekking tot het functioneren en de ontwikkeling van uw werknemer, indien u het dienstverband wilt beëindigen voor de kantonrechter. Dit kunnen functionerings- en beoordelingsverslagen zijn
Opbouw van het personeelsdossier
De mogelijke inhoud van een personeelsdossier verschilt per bedrijf en werknemer, maar er zijn een aantal onderdelen die in elk geval moeten worden opgenomen:
- Persoonlijke gegevens van de werknemer
- Contracten, de arbeidsovereenkomst en de arbeidsvoorwaarden
- Het functioneren en de ontwikkeling van uw werknemer
- De mate van ziekteverzuim van uw werknemer
- Overige zaken die betrekking hebben op (de beoordeling van) de werkzaamheden, zoals correspondentie met de werknemer
Functionerings- en beoordelingsgesprekken
Hoewel functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken niet wettelijk verplicht zijn, moet u het functioneren en de ontwikkeling van uw werknemer wel kunnen aantonen in geval van een conflict. In sommige cao’s zijn deze gesprekken dan ook als bepaling opgenomen. In dat geval bent u als werkgever wel verplicht minstens eens per jaar een functioneringsgesprek en/of beoordelingsgesprek te voeren. Uw werknemer is in dat geval eveneens verplicht aan deze gesprekken deel te nemen. Zorg voor een goede verslaglegging, zodat u deze kunt toevoegen.
Hulp met uw personeelsdossiers
Wilt u hulp met het opbouwen van consistente personeelsdossiers, of heeft u hulp nodig bij het opstellen van de verplichte inhoud? Gesprek met personeel biedt ook in dat geval uitkomst. Wij hebben veel ervaring met arbeidsrecht, arbeidsmediation (bemiddeling tussen werkgever en werknemer) en het opstellen van officiële documenten. Gesprek met personeel helpt u op vele verschillende fronten om conflict te voorkomen en het functioneren van uw medewerkers en bedrijf te bevorderen. Heeft u vragen over de verplichte inhoud van het personeelsdossier of hoe wij u daarin bij kunnen staan? Wij helpen u graag verder.