Bewaartermijn Personeelsdossier
Na het ontbinden van de arbeidsovereenkomst geldt er een wettelijke bewaartermijn voor het personeelsdossier van de betreffende werknemer. U bent verplicht deze documenten te bewaren tot ze niet meer van belang zijn voor uw bedrijf, waarna ze vernietigd dienen te worden. Een volledig personeelsdossier bestaat echter uit verschillende type documenten, die elk een eigen wettelijke bewaartermijn hebben. Er is dus niet één termijn te noemen waar het gehele personeelsdossier onder valt.
ONDERSTEUNING BIJ
PERSONEELSDOSSIERS?
Gesprek met personeel verzorgt professionele ondersteuning tijdens het personeelsgesprek. Wij ontzorgen leidinggevenden met de voorbereiding, planning, begeleiding bij het gesprek zelf en de afronding. Bent u benieuwd naar de mogelijkheden? Vraag naar onze diensten.
Huidige bewaartermijnen
Allereerst is het belangrijk te vermelden dat de informatie van sollicitanten onder een andere regelgeving vallen. Deze informatie mag u uiterlijk vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure in het personeelsdossier bewaren. Tenzij de sollicitant schriftelijke toestemming verleent om de documenten langer te bewaren. In dat geval is de maximale bewaartermijn één jaar.
Voor werknemers die daadwerkelijk in dienst zijn geweest bij uw bedrijf gelden de volgende wettelijke bewaartermijnen:
7 jaar
Hieronder vallen gegevens voor de Belastingdienst, zoals de indiensttreding en salarisadministratie.
5 jaar
- Loonbelastingverklaringen
- Eventuele werk- en reisvergunningen
- Kopie van het identiteitsbewijs
2 jaar
- Arbeidsovereenkomst en/of wijzigingen
- Correspondentie over de benoeming, functiewijzigingen en het ontslag
- Verslagen van functioneringsgesprekken
Bovenstaande documenten hebben een wettelijke bewaarplicht. Documenten die hier niet onder vallen dienen vernietigd te worden zodra u ze niet meer nodig heeft. Als u papieren documenten vernietigt, kunt u dit het beste doen met behulp van een papierversnipperaar. Zo blijft de informatie van uw (ex-)werknemers beschermd onder de privacywetgeving.
Hulp met uw personeelsdossiers
Rondom personeelsdossiers liggen nogal wat zaken vastgelegd, in de wet of in verschillende cao’s. Gesprek met personeel kan u helpen deze richtlijnen zo secuur mogelijk na te volgen. Wij bewaken het consistent opbouwen van de verplichte inhoud, bemiddelen bij het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken en adviseren u over de juiste afbouw van het personeelsdossier bij beëindiging van het dienstverband. Neem contact met ons op voor meer informatie over de verschillende diensten die wij kunnen bieden.