Beoordelingsgesprek voorbereiden
Het voeren van beoordelingsgesprekken is een belangrijk onderdeel voor het functioneren van het bedrijf. Mits goed uitgevoerd houden beoordelingsgesprekken het ziekteverzuim laag en verbeteren ze uw arbeidsrelatie met uw werknemers. Het is een moment waarop u als werkgever uw mening geeft over het functioneren van uw werknemer. Dit kan opbouwende kritiek zijn, maar u kunt het moment ook benutten om uw werknemer complimenten te geven over zijn of haar werk. Door het beoordelingsgesprek goed voor te bereiden, verhoogt u de kans op een soepel lopend gesprek en vermindert u de kans op conflicten.
ONDERSTEUNING BIJ
BEOORDELINGSGESPREK?
Gesprek met personeel verzorgt professionele ondersteuning tijdens het personeelsgesprek. Wij ontzorgen leidinggevenden met de voorbereiding, planning, begeleiding bij het gesprek zelf en de afronding. Bent u benieuwd naar de mogelijkheden? Vraag naar onze diensten.
De voorbereiding
De voorbereiding van het beoordelingsgesprek is bepalend voor de loop van het gesprek. Omdat het draait om uw mening en welke punten van de functie u belangrijk vindt, heeft u als werkgever meer verplichtingen bij het beoordelingsgesprek dan de werknemer.
Onderzoek
Verzamel informatie over het functioneren van uw werknemer. Bekijk welke afspraken er in eerdere beoordelingsgesprekken of functioneringsgesprekken zijn gemaakt, en of deze zijn nagekomen – zowel door de werknemer als door u.
Geef vorm
Bepaal onderwerpen die u belangrijk vindt om te bespreken, waar u het graag met uw medewerker over wilt hebben. Zo vergeet u geen cruciale punten en geeft u structuur aan het beoordelingsgesprek.
Transparant
Informeer uw werknemer uiterlijk een week voor het beoordelingsgesprek wat de te bespreken onderwerpen zullen zijn. Zo komt uw werknemer niet voor verrassingen te staan. Wat er in het beoordelingsgesprek wordt genoemd moet op een natuurlijke wijze voortvloeien uit eerdere beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken: deze mogen niet voor uw werknemer uit de lucht komen vallen en moeten worden onderbouwd.
Een beoordelingsformulier opstellen
Een beoordelingsgesprek voert u het beste aan de hand van een beoordelingsformulier. U heeft al op rij staan wat u wilt bespreken, zodat u uw gedachten beter kunt ordenen en het gesprek soepeler kunt laten verlopen zonder belangrijke punten te vergeten. Dit beoordelingsformulier kan achteraf zowel door u als door uw werknemer getekend worden, zodat u meteen een officieel verslag heeft voor het juridisch verplichte personeelsdossier.
Opbouw van het beoordelingsgesprek
Het beoordelingsgesprek heeft een vaste opbouw, zodat beide partijen aan het woord komen. Het gesprek is in zoverre eenzijdig dat het alleen draait om uw mening over het functioneren van de werknemer, maar dit wil niet zeggen dat de werknemer geen mogelijkheid tot reageren heeft in het beoordelingsgesprek. Door een vaste opbouw aan te houden zorgt u ervoor overal genoeg tijd voor te reserveren, en alle onderwerpen aan bod te laten komen.
- Open het gesprek met een korte introductie. Draai niet om het doel heen: daarmee vergroot u de nervositeit van uw werknemer.
- Geef uw eindoordeel duidelijk en concreet
- Licht deze aan de hand van verschillende beoordeelde onderdelen toe, zodat de werknemer weet uit welke componenten uw eindoordeel is opgebouwd
- Vermeld de gevolgen van deze beoordeling, met betrekking tot een mogelijke salarisverhoging, promotie of beëindiging van het dienstverband
- Bied uw werknemer de mogelijkheid om te reageren, maar houd hierbij wel vast aan uw standpunt
- Onderteken beiden het beoordelingsformulier
Een professionele gespreksbegeleider
Het beoordelingsgesprek is bij uitstek een situatie waarin de kans op conflict ontstaat. U geeft immers een eindoordeel over het functioneren van uw werknemer in het afgelopen jaar, dat u al gevormd heeft voor dit gesprek. Het beoordelingsgesprek zelf is bedoeld om uw werknemer over deze eerdere beslissing te informeren. Hier zitten reële consequenties aan vast, en dat kan betekenen dat emoties hoog oplopen.
Door een onafhankelijke gespreksbegeleider in te schakelen kan deze helpen met het bemiddelen tussen werkgever en werknemer, vooral als er al conflict wordt gevreesd. Deze derde persoon helpt u met de voorbereiding van het gesprek, ondersteunt en verduidelijkt tijdens de meeting en zorgt dat het beoordelingsverslag wordt ondertekend. Gesprek met personeel kan u hiermee helpen dankzij onze jarenlange ervaring in het begeleiden van beoordelingsgesprekken. Wilt u meer weten over deze dienstverlening? Neem gerust contact met ons op, wij staan u graag te woord.